A possibilidade de aproveitamento dos trabalhos e conhecimentos desenvolvidos ao longo da trajetória de uma empresa representa um forte elemento de ganho de produtividade. No entanto, encontrar o documento certo no meio da massa de arquivos espalhada nas redes corporativas pode ser um desafio enorme. Por falta de organização, as empresas exigem das ferramentas tecnológicas funcionalidades cada vez mais específicas e algorítimos de busca avançados para encontrar a informação necessária. Em muitos casos, um mínimo de organização produziria um efeito bem mais eficaz que vultosos investimentos em sistemas.

O objetivo da taxonomia é auxiliar nesse processo. Em linhas gerais, trata-se de uma forma de representação do conhecimento que prevê a criação de categorias de classificação para facilitar a pesquisa e a recuperação de informações. Para organizar o conhecimento disperso em documentos e outros materiais, as empresas podem aplicar formas de classificação distintas, levando em conta a multidisciplinaridade do negócio e a sua maturidade.

Os dois tipos principais de taxonomia são a de navegação e a descritiva. A taxonomia de navegação prevê a elaboração de um mapa mental corporativo, que leva em conta principalmente o relacionamento entre as diferentes áreas e atividades da empresa. A classificação dos temas pode ser feita por unidade de negócio, projeto ou cliente, por tipo de produto/serviço, mas também pode seguir a cadeia de valor da empresa ou até mesmo o seu organograma. A taxonomia de navegação deve abranger toda a empresa. Sua principal vantagem é que pode ser facilmente aplicada.

A taxonomia descritiva, por sua vez, prevê a identificação e definição dos temas mais relevantes para as atividades da empresa. É recomendada principalmente para companhias que lidem com assuntos de natureza técnica, nos quais o conhecimento adquirido representa parte importante do capital intelectual da empresa. A escolha dos temas para classificação das informações da empresa deve ser feita por uma comissão técnica com profundo conhecimento sobre o negócio. Com base nessa lista de assuntos, são pesquisados os termos mais utilizados. A partir desse entendimento, cabe à comissão estruturar os termos de forma hierárquica e estabelecer os relacionamentos entre eles. A uniformização dos termos oferece uma visão corporativa única: ou seja, ‘todos passam a conhecer as ‘atividades pelo mesmo nome.

A escolha do formato mais adequado deve levar em conta as características de cada empresa. Além disso, para que o método funcione, é necessária certa maturidade dos colaboradores para que entendam os benefícios da organização do conhecimento e passem a respeitá-la. Também é necessária atenção ao dinamismo do processo, com o estabelecimento de uma governança. Isso inclui, por exemplo, a definição dos eventos de atualização de documentos e demais materiais e dos procedimentos de revisão. Por fim, não se pode esquecer que o uso eficaz das ferramentas implica uma mudança cultural e comportamental dos colaboradores. Todos esses aspectos são fundamentais para que a taxonomia realmente auxilie na organização da empresa e no melhor aproveitamento de um de seus principais ativos: o conhecimento.

Artigo originalmente publicado no portal da Revista Amanhã.

Elaine Restier
n.d.